De werknemer is verplicht zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen van zijn arbeidsongeschiktheid. [130] ‘Onmiddellijk’ wil zeggen zodra het mogelijk is; dit is een feitenkwestie. De wet bepaalt niet hoe de werkgever verwittigd moet worden. Dit betekent dus dat de werknemer kan kiezen op welke wijze hij dit doet (telefonisch, schriftelijk, per e-mail, per sms). Belangrijk is ook dat een arbeidsreglement geen zwaardere verplichtingen kan opleggen aan een zieke werknemer dan deze ingeschreven in de wet m.n. met betrekking tot de verplichting om de werkgever te verwittigen van de arbeidsongeschiktheid via telefoon en niet per SMS of mail. [131]
Maar in geval van betwisting moet de werknemer wel kunnen bewijzen dat hij de werkgever onmiddellijk verwittigd heeft. Deze verwittiging moet spontaan gebeuren, de werkgever moet er dus niet om vragen en evenmin moet het arbeidsreglement of een cao dit voorschrijven. De wet zelf legt de verplichting op. De werknemer die, behoudens overmacht, nalaat zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen van zijn arbeidsongeschiktheid, kan het recht worden ontzegd op het gewaarborgd loon voor de dagen van ongeschiktheid die de dag van de verwittiging voorafgaan. Enkel overmacht zou de werknemer dus kunnen bevrijden van deze verplichting. Van overmacht zou bv. sprake kunnen zijn als een alleenstaande gehospitaliseerd is en niet in staat is om de werkgever hiervan in te lichten.
Wat bij verlenging van een aangegeven ongeschiktheidsperiode? In de Arbeidsovereenkomstenwet vinden we hierover geen richtlijnen. [132] Meestal oordeelt men dat de verwittigingsplicht bij verlenging van de arbeidsongeschiktheid dezelfde is als bij de eerste aangifte. [133] De wet bepaalt sinds 2014 uitdrukkelijk wat de sanctie is voor wie nalaat de werkgever onmiddellijk te verwittigen: geen loon voor de dagen die de verwittiging voorafgaan. [134] Voorheen werd deze sanctie ook al wel aanvaard door rechtspraak en rechtsleer en slechts uitzonderlijk werd het schenden van de verwittigingsplicht bestraft met een ontslag om dringende reden. [135] De kans is echter klein dat de rechters die zware sanctie nog zullen aanvaarden aangezien er nu uitdrukkelijk in de wet een andere sanctie voorzien werd.
In de rechtspraak worden regelmatig discussies beslecht over de verwittiging en het bewijs van arbeidsongeschiktheid. De verwittiging van de werkgever moet in principe onmiddellijk gebeuren. Bij een telefonische verwittiging ontstaan er inderdaad bewijsmoeilijkheden, maar zelfs als de werknemer zijn werkgever niet zou hebben verwittigd, is dit eenmalige feit zonder voorafgaande ingebrekestelling door de werkgever niet altijd van dien aard dat er een vertrouwensbreuk is ontstaan die de voortzetting van de arbeidsovereenkomst onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt. Bovendien moet uit het nalaten te verwittigen ook blijken dat de werknemer effectief een einde wilde maken aan de arbeidsovereenkomst vooraleer de werkgever zich op een impliciet ontslag kan beroepen en dat is meestal niet het geval. [136]
De verwittiging van de werkgever kan ook via derde personen gebeuren. Volgens sommigen moet dit zelfs op deze manier gebeuren als de werknemer die mogelijkheid heeft en zelf de werkgever niet kan verwittigen. [137] De werknemer blijft wel verantwoordelijk voor de gevolgen als de persoon op wie hij een beroep doet nalatig is. [138]