Het BEV voor opleidingen die per schooljaar zijn georganiseerd, moet genomen worden tussen het begin van het schooljaar en het einde van de eerste examenzittijd van elk schooljaar. Bij een tweede zittijd, wordt die periode verlengd tot het einde daarvan op voorwaarde dat de werknemer werkelijk deelneemt aan de examens. Het verlof voor opleidingen die niet in schooljaren zijn georganiseerd (bv. van 1 januari tot 31 december), moet genomen worden tussen het begin en het einde van die opleidingen.

In beginsel kan de werknemer zijn verlof individueel plannen. Deze individuele planning is echter ondergeschikt aan een collectieve planning op niveau van de onderneming. Immers, als het BEV op willekeurige wijze wordt genomen, kan dat nadelige gevolgen hebben voor de arbeidsorganisatie in het bedrijf. Een goede werking van de onderneming vereist een planning van het verlof, zowel individueel als collectief.

De collectieve planning van het BEV wordt opgemaakt door de ondernemingsraad. Voor ondernemingen zonder ondernemingsraad wordt de planning opgemaakt in overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging. Ontbreekt ook een vakbondsafvaardiging dan stelt de werkgever de planning op in overleg met de werknemers.^[621]

Bij de planning van het verlof wordt rekening gehouden met zowel de vereisten inzake de arbeidsorganisatie in de onderneming als de belangen en specifieke situaties van elke werknemer. Om daaraan zoveel mogelijk te beantwoorden worden enkele regels vooropgesteld^[622]:

In ondernemingen met minder dan twintig werknemers kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10% van het aantal werknemers; ten minste één werknemer moet de toestemming krijgen om afwezig te zijn wegens BEV.
In ondernemingen met twintig tot vijftig werknemers kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10% van de werknemers die dezelfde functie uitoefenen; ten minste één werknemer per functie moet de toestemming krijgen om afwezig te zijn wegens BEV.
In ondernemingen met meer dan vijftig werknemers kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10% van de werknemers die dezelfde functie uitoefenen; ten minste één werknemer per functie moet de toestemming krijgen om afwezig te zijn wegens BEV. Het is echter de ondernemingsraad die vaststelt wat er onder ‘dezelfde functie’ moet worden verstaan; bij gebrek aan akkoord in de ondernemingsraad kan het paritair comité dat bepalen. Om te weten hoeveel werknemers er in de onderneming werken, wordt de RSZ-aangifte gebruikt van het derde kwartaal van het betrokken jaar.^[623]
In ondernemingen met meer dan honderd werknemers kan de planning worden vastgesteld in een cao gesloten tussen de werkgever en alle organisaties die vertegenwoordigd zijn in de vakbondsafvaardiging. In die cao moet geen rekening worden gehouden met de voormelde regels over de gelijktijdige afwezigheid van meerdere werknemers.^[624]

Met collectieve planning bedoelt men het kader waarbinnen alle individuele aanvragen voor BEV in de onderneming worden behandeld. Deze collectieve planning heeft voorrang op de individuele planning.^[625] Rekening houdend met die collectieve planning moet men er echter van uitgaan dat het de werknemer is die beslist op welke wijze hij zijn BEV wil opnemen: voor het bijwonen van lessen, de voorbereiding op of het afleggen van examens, het volgen van werkcolleges, enz.

Van de collectieve planning kan bovendien worden afgeweken bij onvoorziene omstandigheden of omstandigheden van dwingende aard. De werkgever of de werknemer moet zijn verzoek daartoe motiveren en beiden moeten dan een bijzondere planning afspreken.^[626] Wanneer er onenigheid blijft over de collectieve of de individuele planning kan het geschil worden voorgelegd aan de Inspectie van de Sociale Wetten van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Die organiseert eerst een verzoening en zal, als die mislukt, zelf een beslissing nemen die bindend is.^[627]