5.4.3.1 Termijn van 3 werkdagen

De ontslagene moeten binnen de drie werkdagen na het ontslag op de hoogte worden gesteld van de dringende reden(en). Alleen de redenen waarvan kennis werd gegeven binnen de drie werkdagen na het ontslag, kunnen worden aangevoerd om het onmiddellijk ontslag te rechtvaardigen. [646]

5.4.3.2 Vorm

De kennisgeving van de dringende redenen moet op straffe van nietigheid plaatsvinden via:

een aangetekende brief [647] (de poststempel is bepalend om na te gaan of de betekening tijdig gebeurde);
een gerechtsdeurwaardersexploot, of;
afgifte aan de andere partij van een geschrift; de handtekening van de bestemmeling op het duplicaat van dit geschrift geldt enkel als ontvangstbevestiging. [648] [649]

De kennisgeving kan bijgevolg niet gebeuren d.m.v. taxi-post [650], fax, e-mail, … . Indien de brief wordt verstuurd naar een verkeerd adres, dan moet deze als onbestaande worden beschouwd. [651] Om geldig te zijn, moet de ontslagbrief tevens worden ondertekend. [652] Een aangetekende brief die niet ondertekend is, maar waarvan de ontvanger onmiddellijk begreep van wie hij uitging door erop te antwoorden zonder zich op de ongeldigheid te beroepen, werd nochtans als geldig weerhouden. [653] De kennisgeving moet bovendien uitgaan van een bevoegd persoon.

5.4.3.3 Omschrijving dringende reden

De kennisgeving van de dringende reden moet voldoende nauwkeurig en precies gebeuren. De dringende reden moet in de ontslagbrief zo worden uitgedrukt dat de ontslagen werknemer op de hoogte is van wat hem verweten wordt; ook de rechter moet het ernstig karakter ervan kunnen beoordelen en kunnen nagaan of de feiten die voor hem worden ingeroepen dezelfde zijn als deze in de ontslagbrief vermeld. [654]

De kennisgeving mag gebeuren in meerdere geschriften die dan wel binnen de drie werkdagen na het ontslag moeten worden betekend. Zo werd de geldigheid van een kennisgeving aanvaard door een vage brief waar echter een formulier C4 was bijgevoegd met een precieze omschrijving van de feiten. [655] De kennisgeving van de dringende reden mag ook worden aangevuld door een verwijzing naar andere gegevens. Het geheel moet dan de mogelijkheid bieden om met zekerheid de dringende reden te beoordelen. [656]

Als onvoldoende precies werden volgende omschrijvingen beschouwd:

werkweigering en niet-uitvoering van de arbeidsovereenkomst [657];
grof woordgebruik (zonder aanduiding van de precieze bewoordingen) [658];
weigering het werk normaal uit te voeren [659];
de zware beschuldigingen die tegen mij (= directeur) werden geuit in het bijzijn van personeel op vrijdag 20 januari 1984 [660];
de instructies van de klant werden niet nageleefd [661];
“wangedrag met een ander personeelslid” en “provocaties tegenover de directie” [662];
“het overmaken van confidentiële informatie aan een leverancier”, zonder dat duidelijk is aan wie en hoe de informatie werd overgemaakt [663];
de enkele vermelding van “diefstal”. [664]

In het algemeen kan gesteld dat generische omschrijvingen zoals ‘wangedrag’, ‘provocaties’, ‘de redenen u in een persoonlijk gesprek uiteengezet’, ‘weigering opdrachten te vervullen’, ‘onbeleefdheid’ of ‘schelden’, ‘diefstal’, ‘een onverwacht vertrek voorbereiden’ of ‘niet nader bepaalde collega’s weg trachten te halen of een net van commerciële informatiediensten op te richten ter ondersteuning van een nieuwe activiteit’ als onvoldoende nauwkeurig worden beschouwd. [665] Op zich legt de wet geen verplichting op om de datum van de verweten feiten te vermelden. De feitenrechter kan door het ontbreken van de datum van de feiten wel rechtmatig van oordeel zijn dat, in samenhang met andere feitelijke elementen, de redenen voor het ontslag onvoldoende nauwkeurig ter kennis gebracht zijn. [666] De wet vereist niet dat de datum wordt vermeld waarop de ontslaggevende partij kennis kreeg van de feiten. [667]